Que vous veniez de vous lancer ou que vous soyez déjà lancé depuis un moment, comme moi, vous avez certainement pris conscience que le temps est votre ressource la plus

précieuse.

On a beau être organisée, avoir l’esprit clair, une do to optimisée, il est difficile de changer la longueur des journées. Et mes journées suffisent rarement à faire tout ce

que je souhaite.

En prenant le temps d’analyser mes journées, j’ai pris conscience que les réunions et prises de contact étaient chronophages et pas toujours aussi efficaces que je le

pensais. Cette semaine, j’ai donc eu envie de vous partager mes astuces pour optimiser la gestion de votre temps !

Parlons un peu de neuroscience pour bousculer nos croyances en termes de réunion ! Telle la loi physique qui veut qu’un gaz prenne tout l’espace disponible, plus vous vous allouez de temps à une tâche, plus vous allez faire en sorte que cette tâche prenne tout ce temps. C’est ce qu’on appelle la

loi de Parkinson.

Aussi, plus vos réunions seront longues et moins vous serez efficaces sur toute la durée. Si vous savez que vous avez peu de temps, vous n’allez traiter que l’essentiel ! Imposez donc des réunions courtes pour augmenter la densité et imposer à chacun d’être focus.

Depuis quelques mois, j’ai mis en place des créneaux de 30mn sur Calendly et ça fonctionne plutôt bien !

Cela parait évident et pourtant c’est l’écueil le plus fréquent ! Plus l’agenda sera précis et plus on limitera les digressions. Quand on démarre une réunion, surtout avec quelqu’un que l’on ne connait pas bien (prospects, freelance ou partenaires potentiels),  les réunions peuvent parfois être un peu compliquées.

Sous couvert de politesse, on cherche à briser la glace, à créer un climat de confiance et rapidement les

conversations s’écartent du sujet et on s’éloigne complétement du sujet de la réunion.

Je vous encourage donc toujours préparer un agenda avec les 4-5 points que vous souhaitez aborder et toujours y revenir quand les discussions vous emportent sur un autre sujet que votre objectif.

Vous avez un agenda et vous avez réussi à vous y tenir : bravo ! Cette réunion en revanche n’avait pas pour seul but de vous faire avancer ! Elle doit être également utile pour les autres participants. Prenez donc un moment à la fin de l’échange pour vous assurer que tout a été dit. Cela vous permettra d’avoir une autre perspective de l’échange et de prendre en compte des points que vous auriez pu oublier. Cela permettra aussi aux autres participants d’avoir le sentiment qu’ils ont pu s’exprimer et repartir sans frustration.

Cette réunion

a pu faire avancer un sujet ou a permis d’initier quelque chose, top ! Une réunion bien menée doit se finir le plus souvent par une feuille de route, une prochaine étape.

Avant de clore la réunion, assurez vous que chacun connait le prochain jalon : l’envoi d’un mail, l’envoi d’une proposition, un to do à faire.. C’est un excellent moyen de voir si la communication a été bonne, si la réunion a généré de l’enthousiasme et si elle aura une suite !

Les réunions peuvent être une véritable aubaine pour votre activité. Quand j’étais salariée, je pestais contre les « réunionites » à tout va ! Au fil du temps, je me suis aperçue que je calais trop de réunions et que celles-ci n’étaient pas toujours pertinentes ou optimisées en termes d’organisation. J’espère que ces quelques astuces (qui m’ont beaucoup aidées !) vous permettront de reprendre le contrôle de vos journées et vous permettront d’être encore plus efficaces !

Happy meetings !