Paroles d’experte ! Mettre en place ses routines comptables pour bien gérer son entreprise

 In Conseil d'expertes, Entreprenariat

La comptabilité, un mot qui fait frémir! Vous venez de démarrer votre activité et les factures et autres documents commencent déjà à vous envahir ? Pas de panique, voici quelques astuces pour devenir organisée et le rester !

 

Mettre en place son système de classement

Le plus simple est toujours le plus efficace, mais ça ne veut pas dire qu’il faut laisser vos papiers en piles sur votre bureau. Entre les boîtes d’archives, les dossiers suspendus et les classeurs vous trouverez forcément le système qui vous convient.
Vous ne voulez pas perdre de temps à perforer les feuillets ? Optez pour les dossiers suspendus. Si au contraire, vous aimez que vos documents soient bien organisés, ne se dérangent pas et ne s’abîment pas ? Alors c’est le classeur qui est pour vous.
La base pour classer ses documents c’est :

  • Un classeur pour les factures d’achat
  • Un classeur pour les factures de vente (ou bien un dossier par client)
  • Un classeur pour les documents sociaux et fiscaux (cotisations sociales, impôts…)
  • Un classeur pour les contrats souscrits par votre entreprise

Avoir de bons réflexes ?

L’idéal pour retrouver facilement tous ses dossiers c’est de les ranger régulièrement. Prenez l’habitude, dès que vous recevez un courrier, de le placer directement à sa place :

  • Dans une bannette à traiter si vous devez effectuer une action avec ce document : un contrat à vérifier, une facture à saisir et régler, une déclaration de charges à faire
  • Dans une bannette « en attente » si vous attendez la réponse d’un interlocuteur pour pouvoir avancer sur le dossier. Attention : ne mettez pas dans cette bannette les tâches « à faire plus tard » ! Elles vont dans la bannette « A traiter »
  • Classer dans le bon dossier si vous n’avez rien à effectuer

Astuce gain de temps : si une tâche prend moins de 2 minutes pour être faite, faites le tout de suite. Si la durée va vous demander plus de 2 minutes, alors notez-le dans votre to-do list

En fin de journée, réservez-vous un quart d’heure pour faire le point sur ce qu’il reste dans votre bannette « A traiter » et planifiez-le pour les jours suivants.

S’organiser dans sa comptabilité

Que vous ayez recours ou non à un expert-comptable, des factures bien organisées vous permettront d’améliorer votre gestion.
Essayez de regrouper vos missions comptables au même moment, toujours pour gagner du temps et ainsi garder le reste de votre semaine au développement de votre entreprise. Vous pouvez décider de facturer, payer les fournisseurs, vérifier vos comptes tous les vendredis par exemple.

Les factures de vente : vos factures doivent être datées et numérotées dans l’ordre chronologique. Quand vous établissez une facture, reportez-la de suite dans votre livre des recettes (si vous êtes AE ou en micro-social) et inscrivez dessus les références du règlement du client. Ensuite vous pouvez la classer dans votre dossier Ventes, soit par nom de client ou par ordre d’arrivée si vous avez beaucoup de clients.

Les factures d’achat : comme pour les factures de vente, numérotez-les et notez les références du règlement que vous avez effectué : la date, le moyen de paiement, numéro de chèque. Si le règlement est différé, notez-le dans un échéancier ou votre agenda afin de ne pas l’oublier. N’oubliez pas de reporter la facture sur votre registre des achats.

Une révision mensuelle de vos chiffres

Si vous êtes AE ou en micro, et que vous n’avez pas l’obligation de tenir une comptabilité détaillée, vous pouvez archiver mensuellement vos documents, après avoir vérifié vos montants de chiffre d’affaires et d’achat.
Concrètement, vous allez reprendre : Votre relevé de compte bancaire du mois, votre livre des recettes et votre registre des achats.

Chaque mouvement sur le compte bancaire doit être justifié par une ligne de vos registres comptables. Les ventes doivent correspondre aux encaissements et les achats au débit. Vérifiez donc soigneusement que le total de vos encaissements correspond bien à votre chiffre d’affaires total du mois. Cela vous permet de plus de préparer une déclaration de chiffre d’affaires bien cadrée.

Vous pouvez donc classer, par mois :

  • Le relevé bancaire
  • Votre livre des recettes
  • Du registre des achats
  • Des factures justificatives

N’hésitez pas à demander à votre expert-comptable s’il préfère que vous lui envoyiez les factures à saisir une fois par mois ou juste à la fin de votre exercice comptable. Dans tous les cas préparer ces archives de façon mensuelle vous fera gagner un temps précieux.

Suivre sa gestion financière

Une entreprise ça se pilote, même si on n’est pas expert-comptable.
La première chose est d’avoir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. Ca n’était pas obligatoire avant 2015 pour les auto-entrepreneurs, mais désormais ça l’est. Si ça n’est pas votre cas, vous pouvez ou ouvrir un simple compte courant avec une convention de gestion de compte particulier, vous n’êtes pas obligées de prendre un compte professionnel (plus coûteux) si vous êtes auto ou micro-entrepreneure.
Vérifiez régulièrement l’équilibre entre vos encaissements et vos charges : suivez votre résultat c’est un bon indicateur du fonctionnement de votre entreprise!

Vous l’aurez compris, la clé de la comptabilité est l’organisation. Ces quelques réflexes et routines a mettre en place feront la différence dans votre quotidien car vous aurez plus de temps, serez plus efficace et aurez une vue claire sur vos chiffres. Sérénité assurée !


Marina, L-experte Gestion, entrepreneuse dans l’âme a décidé de proposer ses services pour aider les particuliers et les entreprises à trouver leur organisation et mieux gérer leur trésorerie. Experte et chef d’entreprise, Marina connait les problématiques que toute femme qui se lance dans l’entrepreneuriat peut rencontrer. www.accrodubudget.com

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