5 outils pour s’organiser – www.expatvalue.com

 In Organisation

Quand on démarre une activité, et plus particulièrement en solo, on peut vite se retrouver dépassé par l’ampleur et la diversité des tâches à effectuer !

Comment gérer au mieux son temps, planifier ses projets, automatiser certains travaux, sauvegarder les informations trouvées ou prévoir des réunions ? Une bonne organisation va être la clé de votre survie !

Heureusement il existe de nombreux outils pratiques, gratuits, faciles d’utilisation pour améliorer le quotidien de l’entrepreneur, nomade ou pas !

(Lire l’article original sur le blog de notre partenaire Expat’value !)

Outil n° 1 : Pomodoro

Ah cette procrastination qui nous fait nous égarer sur Facebook plutôt que de rédiger cette proposition pas facile pour un client… Ou au contraire ce perfectionnisme qui va nous pousser à refaire 10 fois la même proposition parce qu’elle pourrait sûrement être mieux…

Gérer son temps n’est pas évident. Notre astuce secrète : Pomodoro. La technique Pomodoro (qui veut dire Tomate en italien en raison de la forme du minuteur utilisé pas son inventeur) consiste à se fixer des plages de travail (en général 25 min) suivi de pauses de 5 minutes. Après 4 cycles de 25 minutes, on peut s’accorder une grande pause pour souffler et assimiler !

Si on peut s’en servir pour s’aider à se concentrer loin des distractions, c’est aussi un excellent outil pour se fixer une durée idéale pour réaliser une tâche ! En effet, vous pouvez adapter la durée de votre plage de concentration en fonction de la tâche à effectuer, voir la fractionner si vous peinez à vous concentrer trop longtemps !

« Je dois avoir écrit mon article en 45 minutes, au bout de ce laps de temps je réévalue si je dois encore y travailler ou si je suis dans le perfectionnisme ! »

Si vous ne disposez pas d’un minuteur en forme de tomate, vous pouvez télécharger l’application PomoToDo

Outil n° 2 : Pocket

Maintenant que vous savez mieux gérer votre temps, comment rester organisée et garder trace de tout ce que vous pouvez trouver d’intéressant sur le web ?

La solution : Pocket !

En installant l’extension dans votre browser, vous pouvez très facilement capturer le contenu d’une page, l’organiser avec des étiquettes pour le retrouver plus tard. Vous pouvez sauvegarder tout type de contenu, articles, images, vidéos.

A noter que pour le contenu écrit, Pocket propose une interface qui « nettoie » le formatage des pages web et permet une lecture facile et agréable !

Et il y a un vrai plus : si vous êtes nomade, tous les contenus capturés dans Pocket sont disponibles hors ligne, pour travailler dans l’avion ou éviter de consommer des data quand vous n’avez pas de wifi. Tout sera en effet synchronisé dans l’application Pocket, téléchargeable sur vos tablettes et smartphone, et également sur Mac.

Outil n° 3 : Trello

Notre chouchou ! Vous jonglez entre les rappels de votre smartphone, une application téléchargée où vous avez créé 15 listes différentes que vous ne pouvez pas exporter et un tableau Excel pour essayer de planifier le lancement de votre formation ? STOP !

Trello va vous permettre de faire tout cela au même endroit, sur tous vos appareils, et à partager avec qui vous voulez ! Très facile à prendre en main, Trello vous propose une interface visuelle et ludique (tout se fait par glissé-déposé et les nombreux raccourcis claviers simplifient tout !)

Le principe : vous créez une « board » par projet ou sujet dans laquelle se trouvent des listes constituées de cartes.

Vous pouvez ajouter des fichiers, des liens des commentaires et des échéances (avec une vue calendrier très pratique).

A vous de choisir l’organisation qui vous convient : certains auront des listes A faire, en cours, prioritaire, important. D’autres préfèreront des listes thématiques. Trello est personnalisable à l’infini !

Chez L-start, nous l’utilisons par exemple pour l’organisation et le suivi de nos ateliers, pour la gestion de nos projets mais également pour notre calendrier éditorial et réseaux sociaux !

Trello est gratuit et les applications sur appareils mobiles en font un compagnon de tous les instants !

Outil n° 4 : IFTTT

Quezako? IFTTT c’est If That Then That. Autrement dit, si ceci se produit alors cela se produit. Toujours pas clair ? On vous explique. IFTTT est une invention géniale qui vous permet de faire dialoguer entre elles les applications que vous utilisez au quotidien :

  • Si je poste une photo avec le #WeAreLstart alors ce post sera également posté sur mon LinkedIn.
  • Si je publie une vidéo sur Instagram, elle sera également publiée sur Twitter
  • Ou si je prends une photo avec mon iPhone, elle est automatiquement sauvegardée dans ma Dropbox
  • Quand un contact s’inscrit à ma newsletter, il est rajouté dans mes contacts Google

Vous l’aurez compris, IFTTT est une baguette magique qui va vous simplifier la vie ! Pour l’utiliser c’est très simple. IFTTT fonctionne avec des centaines d’applications connectées, dans tous les domaines. Vous pouvez même lui demander d’allumer la lumière si vous avez des lampes connectées !

Vous choisissez une application, un évènement de cette application et la conséquence dans la deuxième application. Encore une fois, c’est un outil gratuit (à la différence de Zappier qui fait la même chose mais en version payante), très facile avec une interface colorée !

Outil n° 5 : Doodle

Vous avez décidé de refaire votre site internet mais votre associée est aux US, votre Webdesigner au Brésil et votre graphiste au Zimbabwe ? Vous avez déjà envoyé 10 emails pour trouver un créneau pour faire une réunion Skype et vous n’y arrivez plus ?

Doodle va organiser tout cela pour vous en 3 clics ! (Et ça marche pour organiser tout évènement ou réunion, même si tout le monde est dans le même pays !)

Doodle est un outil gratuit extrêmement simple d’utilisation. Vous décrivez l’objet de l’évènement, indiquez vos disponibilités et envoyez le lien aux personnes conviées. Doodle convertit automatiquement les horaires dans le fuseau horaire de chaque destinataire, en fonction de l’adresse IP de l’appareil utilisé. Les participants peuvent indiquer les créneaux qui leur conviennent ou en suggérer d’autres.

Les paramètres de Doodle vous permettent de décider si un ou plusieurs créneaux peuvent être choisis. Et il vous permet même de noter une proposition comme: « si nécessaire » !

Doodle peut également être utilisé pour fixer des rv individuels. Vous avez 10 clients à qui vous voulez proposer une séance de sophrologie? Vous pouvez proposer 10 créneaux qui se rempliront automatiquement au fur et à mesure. Bien sûr, vous pouvez choisir de cacher les noms des destinataires.

Les participants n’ont pas besoin d’avoir un compte pour répondre à votre demande, qui peut être envoyée directement depuis le site de Doodle, par email à l’aide d’un lien cliquable ou intégré dans une application tierce.

Doodle est compatible avec votre calendrier Google et avec Outlook.

Bonus : Google suite !

La suite d’outils Google c’est bien plus que Gmail et elle offre de nombreux outils intégrés pour s’organiser et etre efficace !

Envie d’en savoir plus ? Inscrivez-vous au prochain L-atelier Comment être efficace avec les outils Google proposée par notre L-entrepreneure Rita, ancienne de chez Google !

Vous avez d’autres outils pratiques qui vous aident dans votre organisation professionnelle ? N’hesitez pas à partager dans les commentaires !

Vítor Santos

Ne manque pas les prochains articles de Chloé, abonne-toi à la L-news !

Tu as aimé ? Clique sur Pin it pour enregistrer l’article dans Pinterest !

Un commentaire, une suggestion ? rendez-vous sur la page Facebook !

5 outils pour s’organiser
Recent Posts